「システムが、バラバラなんです」――その一言に、葬儀社の"見えないコスト"が隠れている
こんなお困りごと、ありませんか？
「受注管理はこの葬儀システム、会計は別のソフト、事前相談はExcel……と、業務ごとに道具がバラバラになっている」
「同じお客様の情報を、あちこちのシステムに何度も入力し直している」
「『あの数字は、どこを見れば分かるんだっけ？』と、いつも担当者に聞かないと分からない」
「月末になると、いくつものシステムから数字を拾い集め、手作業で集計している」
「会館や拠点が増えるたびに、管理がどんどん複雑になっていく」
葬儀社・互助会の経営者や幹部の方とお話ししていると、こうしたお悩みを本当によく伺います。
一つひとつの業務は、それぞれの道具でなんとか回っている。けれど、全体を見渡すと、情報があちこちに散らばり、システムとシステムのつなぎ目で、人が手作業を強いられている――。
この問題の原因は、現場の頑張りが足りないからでも、選んだシステムが悪かったからでもありません。多くの場合、「業務ごとに別々の道具を継ぎ足してきた」結果として、情報が分断されてしまっていることにあります。
なぜ、システムは「個別管理」になってしまうのか
葬儀社の業務は、驚くほど多岐にわたります。
事前相談、会員管理、受注、打合せ、施行、香典や供物の管理、返礼品の手配、請求、入金確認、渉外活動、そして会計――。一つの会社の中に、まるで複数の事業が同居しているようなものです。
これだけ幅広い業務を、最初からすべて一つのシステムで賄うのは簡単ではありません。そのため、多くの葬儀社では、「その業務が必要になったタイミングで、その業務に合った道具を別々に導入してきた」という歴史があります。
これ自体は、決しておかしなことではありません。むしろ、目の前の課題を着実に解決してきた証でもあります。
ただ、その積み重ねが、気づかないうちに3つの構造的な問題を生み出していきます。
原因① 業務ごとに「別々の道具」が積み重なっている
受注管理のソフト、会計ソフト、Excelの相談台帳、紙の顧客カード――。それぞれは優秀でも、別々の場所に情報が存在している状態です。
お客様一人の情報が、システムAにも、Excelにも、紙にも、少しずつ形を変えて保存されている。その結果、「どれが最新で正しい情報なのか」が、だんだん分からなくなっていきます。
原因② システム同士が「つながっていない」ので、二重入力が生まれる
最も厄介なのが、道具と道具の“あいだ”に人手が必要になることです。
受注システムに入力したお客様の情報を、請求のために会計ソフトへもう一度入力する。相談台帳のExcelから、会員管理システムへ転記する。そして、月末には複数のシステムから数字を集め、再びExcelへ入力する。
システム同士が会話できない、つまり連携していないため、その橋渡しを人間が担うことになります。これが、いわゆる「二重入力」「三重入力」です。
原因③ 「全体像」を、誰も一目で把握できない
情報が複数の場所に分かれていると、「会社全体で今どうなっているか」を一目で確認できません。
今月の受注は何件なのか。平均単価や粗利はどうなっているのか。事前相談からの受注率は上がっているのか。
こうした経営に直結する数字を知りたくても、複数のシステムから手作業で数字を集め、Excelでまとめ直さなければ出てこない。判断のための材料が、いつも「後追い」でしか手に入らない状態です。
「バラバラ」が生む、見えないコスト
この分断された状態は、日々の業務のなかに溶け込んでいるため、コストとして意識されにくいのが特徴です。しかし実際には、確実に会社の体力を削っています。
まず、二重入力にかかる時間です。
一件あたりは数分でも、件数が積み重なれば、月に何十時間という単位になります。その時間は、本来、ご家族と向き合うために使えたはずの時間です。
次に、転記ミスと情報の食い違いです。
人が手作業で情報を写す以上、ミスを完全に防ぐことは困難です。住所が古いままになっている。故人様のお名前の漢字が異なっている。請求金額がずれている――。こうした小さな食い違いが、お客様の信頼を損なう場面につながることもあります。
そして、意思決定の遅れです。
数字が出そろうまでに時間がかかるということは、それだけ経営判断も遅れるということです。「先月の傾向を踏まえて、今月はこう動く」というスピード感が、どうしても鈍くなってしまいます。
さらに、これらすべてが特定の担当者への依存、いわゆる属人化を強めます。
「あのシステムとExcelの関係は、〇〇さんしか分からない」という状態は、その方が休んだり退職したりした際に、業務が止まるリスクそのものです。
解決のカギは「一元管理」――情報を、一つの土台にまとめる
これらの課題に共通する根本的な原因は、情報がいくつもの場所に分かれて存在していることです。
だからこそ、解決の方向もシンプルです。分散している情報を、一つの土台となる基幹システムにまとめることです。
ここでいう基幹システムとは、会社の業務全体を支える“中心のシステム”のことです。受注も、顧客情報も、施行も、請求も、まずは一つの土台の上で扱えるようにする、という考え方です。
解決策① お客様の情報を「一つ」にする
まず取り組むべきは、お客様一人ひとりの情報を、一か所にまとめることです。
「正しい情報は、常にここにある」という場所を一つ決める。相談履歴も、施行の記録も、請求の状況も、すべてその一か所に集約する。
こうすれば、「どれが最新か分からない」という混乱がなくなり、社内の誰が確認しても、同じ情報にたどり着けるようになります。
つまり、「迷ったらここを見れば正しい」という、社内における情報の基準を一つ作ることです。
これは専門的には「迷ったらここを見れば正しい」という情報の基準を一つ作ることです。
解決策② 業務のデータを「つなぐ」――一度の入力で、後工程に流れる
一つの土台の上に情報がまとまると、同じデータを何度も入力し直す必要がなくなります。
受注時に入力した内容が、そのまま打合せ、請求、集計へと引き継がれていく。これまで人が担っていた“橋渡し”の作業を減らすことで、二重入力や転記ミスの削減につながります。
スタッフは入力作業に追われるのではなく、お客様との対話や、ご家族への対応に、より多くの時間を使えるようになります。
解決策③ 経営の数字を「その場で」見える化する
情報が一つにまとまっていれば、経営に必要な数字を、その時点の最新状況で確認できるようになります。
今月の受注件数、平均単価、事前相談からの受注率、拠点ごとの状況――。こうした数字を、複数のシステムから拾い集めることなく、一つの画面、いわゆるダッシュボード上で確認できます。
月末の集計を待たずに状況を把握できるため、判断が「後追い」から「先手」に変わります。多店舗・グループ経営であっても、会社全体の状況を一目で俯瞰できるようになります。
「乗り換えは、大変なのでは？」という不安について
「一元化が良いことは分かるが、今あるシステムを入れ替えるのは大ごとだ」というご心配は、当然のものです。
大切なのは、一度にすべてを変えようとしないことです。
まずは、最も分断による負担が大きい部分――たとえば顧客情報や受注管理――から新しい土台に載せ、段階的に対象業務を広げていく進め方が現実的です。
そして、その“土台”に何を選ぶかが、非常に重要です。基幹システムは、会社の情報という大切な資産を預ける器だからです。
継続的に機能やセキュリティが更新されるクラウド型であること。そして、高い安全性と信頼性を備えた基盤の上に構築されていることが、長く安心して使い続けるための条件になります。
まとめ――「一元管理」は、目的ではなく手段
システムを一つにまとめること自体が目的ではありません。
その先にあるのは、二重入力や集計作業といった事務作業を減らし、ご家族と向き合う時間を取り戻すという、シンプルで本質的なゴールです。
分散していた情報が一つにつながると、スタッフは情報を探す手間から解放され、経営者は数字をもとに素早く判断でき、会社全体が同じ情報を見ながら動けるようになります。
それは、日々のオペレーションの質だけでなく、お客様にお届けするサービスの質そのものを底上げしていきます。
「システムがバラバラなんです」――もし、この一言に心当たりがあるなら、それは改善の余地が大きいという、前向きなサインでもあるのです。
葬儀社の情報を、一つにまとめる基盤として
私たちシンクエイトが提供する「ブリッジ葬儀」は、受注管理・施行管理・顧客管理・マーケティング支援を一つに統合した、葬儀社向けのクラウド型基幹システムです。
世界中の企業で利用されているクラウドプラットフォーム「Salesforce」を基盤としており、高いセキュリティと拡張性を備えています。お客様の大切な情報を安全に一元管理しながら、会社や業務の成長に合わせてシステムを拡張していくことができます。
私たちシンクエイトは、葬儀業界に特化したSalesforce認定パートナーとして、情報や業務の分断解消をご支援しています。
また、事前相談や打合せの現場では、タブレット型の見積アプリ「ソクミツ」をご活用いただけます。
その場で作成した見積情報を基幹システムのデータへつなげることで、「会社へ持ち帰って清書する」「同じ内容を再入力する」といった二重の手間を削減できます。
管理業務を減らし、ご家族に向き合う時間を増やす。その第一歩として、まずは現在の業務フローを整理することから始めませんか。
